切问近思：关注组织发展与组织治理的核心议题
透明沟通是与团队就组织的目标、决策和变化进行开放和诚实的信息交换。这个概念在2000年代初期出现，当时在一系列备受瞩目的丑闻之后，人们对企业的信任度极低。而与团队进行良好的透明沟通能够提升信任、信心、士气、绩效和员工留存率。
– 内容提要 –
- 透明沟通是指与团队建立一种双向的、开放和诚实的沟通文化
- 透明沟通不仅仅是有效沟通，还包括分享组织的目标、变化和决策
- 员工反馈是透明沟通的重要组成部分
- 透明沟通的三大支柱是参与、实质性信息和问责制
什么是透明沟通？
透明沟通是高效团队的重要特征，指的是“及时向员工提供充足且可靠的信息，消除内部信息流动的障碍，在传达组织或工作相关问题时保持真实和负责任，并倾听员工的意见和批评。” 这种沟通方式旨在创造一种开放和诚实的沟通文化，涉及组织目标、变化和决策，使相关信息可获得，并及时传递。
透明沟通的一个关键特点是鼓励反馈，赋予员工在决策过程中的发言权，确保他们感到被听到和重视。简单来说，透明沟通就是让人们了解组织内发生了什么，解释它如何影响他们，并征求他们的意见。
透明沟通与有效沟通的关系？
你可能听说过“沟通的7个C”模型。这个模型指出，有效的沟通应该是：
- 清晰 Clear
- 简洁 Concise
- 具体 Concrete
- 正确 Correct
- 一致 Coherent
- 完整 Complete
- 礼貌 Courteous
分享适当的、及时的信息，采用清晰且一致的方式，积极倾听反馈并以同理心回应，这是有效沟通的一般基础。
但透明沟通不仅仅如此。要创造这种文化，你还需要考虑以下几点：
- 开放性：不仅仅分享决策和变化的基本细节，还要分享其背后的思考过程
- 包容性：积极鼓励参与并征求意见，参与决策过程
- 实质性信息：提供全面、相关和详细的信息
- 问责制：明确沟通角色、责任和期望，对自己的选择和行动负责
- 可见性：让会议记录、绩效指标、战略计划等相关文件对每个人都易于访问
- 双向沟通：建立一种开放的、无障碍的沟通政策，让团队成员感到可以自由表达自己的意见和关注
- 挑战的透明度：分享成功与挑战，公开讨论困难，并说明如何应对这些挑战
- 持续改进：定期审查和改进沟通实践，确保其有效性
透明沟通的好处
设想一种情况，一名员工被分配了一个重要的项目，并且得到了明确的执行指示。但当出现意外情况时，他不知道该如何应对。由于不清楚自己工作的目的和目标，他不知道该做出哪些选择。由于担心让自己看起来无能，他也不敢寻求指导。
再考虑另一个场景，有谣言在公开传播，说你的组织正处于一个重大方向变化的边缘。没有任何官方消息传达给员工，员工们开始担心这种变化会对他们造成什么影响。你的团队成员因此分心，其中一些人开始寻找新的职位，因为他们担心工作安全性。
这些就是需要透明沟通的情况。在透明沟通环境中，员工之间互相尊重，他们对组织有更高的信任，并且对组织的声誉持更积极的看法。由于对自己角色的更好理解，员工更加自信和安全，也能够以更自我导向的方式工作，做出更好的战略决策，包括在与公众打交道时，能更好地代表组织。由于透明沟通，员工的表现、生产力和协作都得到了提高，因为员工表现出更大的投入和奉献精神。这一切都促进了工作满意度、组织承诺和员工留存率的提升。简而言之，透明沟通能够让员工更加快乐、自信和投入，提升他们的工作表现，使他们在职位上待得更久，并成为组织的积极代表。
透明沟通的三大支柱
让我们更深入地探讨这个话题。透明沟通有三个核心要素：参与、实质性信息和问责制。三者结合，将创造一种健康、富有成效的透明沟通文化。
参与
这意味着让员工参与决策过程，鼓励他们表达意见，并积极让他们参与影响其工作和组织的讨论。
你可以通过以下方式做到这一点：
- 向团队提供详细信息
- 在做决策前征求团队成员的意见
- 积极寻求并倾听团队的反馈
- 了解更多关于团队的情况，以便了解他们的需求
- 使信息对团队成员易于访问
- 利用反馈来改进沟通
如何鼓励参与？
- 定期安排会议，让团队成员分享他们的想法和反馈
- 创造开放论坛的机会，让团队成员提出问题并表达关切
- 实施意见箱（实体或数字化），收集团队的匿名意见
实质性信息
这指的是与员工分享全面、相关且准确的信息。意味着提供关于组织目标、政策、变动和其他相关话题的清晰、详细信息。
以下是一些方法：
- 分享完整且相关的信息
- 使信息清晰易懂
- 及时提供信息
- 确保信息可靠且可验证
如何提供实质性信息？
- 向团队提供关于公司绩效、变化和决策的全面更新。一旦你有能力且被允许分享这些信息时，就尽快行动
- 确保简报和报告清晰、详细并且与员工相关
- 维护并明确标识与政策、程序和公司目标相关的易于访问的文档和资源
问责制
这意味着让自己和员工对行动和决策负责。它包括：
- 建立明确的期望
- 监控表现
- 坦诚地传达困难信息
- 承认错误并乐于接受批评
如何展现问责制？
- 为自己和团队设定并沟通清晰的期望和责任
- 提供定期且具有建设性的反馈，认可优秀表现，并解决需要改进的地方
- 公开分享进度报告和绩效指标，展示个人和团队的努力如何推动组织目标的实现
不该分享的内容
透明沟通的一部分是了解哪些信息应该分享，哪些应该保密。例如，作为经理，你可能会接触到来自高级领导的敏感信息，这些信息当前分享给团队既不明智也不公平，甚至可能永远不该分享。你还要遵守关于职场保密的法律和职业义务。以下是一些你需要小心分享的信息示例：
- 员工的机密信息：分享个人数据、健康信息、绩效评估和纪律处分可能违反隐私法并破坏团队内的信任
- 法律事务和调查：关于正在进行的诉讼、内部调查或合规问题的信息可能会影响调查或危及结果
- 敏感的组织变动：过早分享潜在裁员、领导层变动或公司政策重大调整的信息可能会引起员工的担忧和猜测
如何评估你的透明沟通技巧
一旦你在团队中建立了透明沟通的文化，评估其有效性非常重要。以下是一些评估影响的方法建议：
进行匿名调查
向团队提出以下问题：
- 我提供给你的信息是否清晰且完整？如果没有，你希望看到什么？
- 你觉得自己在团队内外的决策过程中参与了多少？
- 自己的目标和对你的期望有多自信和清晰？
- 如果你在团队或整个组织中遇到问题，你是否愿意提出？如果不愿意，为什么？
你也可以通过一对一的反馈会议，专门讨论你的沟通文化。
观察效果
注意团队成员如何与你以及彼此沟通互动。问问自己：
- 团队会议是否更具互动性？每个人都有参与吗？
- 团队是否有更多的反馈和建议？
- 团队成员是否能更自信地做出决策并独立工作？
收集数据
分析在你努力提高透明度前后的团队绩效指标。这些指标会根据你的具体情况以及团队和组织所衡量的内容而有所不同，但可以关注以下因素：
- 生产力水平
- 员工流失率
- 客户满意度评分
此外，还可以通过使用数字工具，如 Microsoft Teams 或 Slack，设置一个专门的频道，收集关于沟通实践的反馈。在团队中创造透明沟通文化会带来一系列好处，使得这项努力变得值得。如果做得正确，你将会拥有一个快乐、专注且高效的团队。
测试你的透明沟通技巧
通过这个快速练习可以测试你的透明沟通技巧：
情景
假设你参加了一个管理会议。以下是你讨论的三条信息：
- 公司正在考虑合并，但尚未做出最终决定
- 你们团队的项目预算将增加15%
- 另一部门的一位同事因不当行为受到纪律处分
行动
想一想你需要与团队分享的公司信息。利用透明沟通的原则以适当和有效的方式传达信息。问问自己：
- 我如何确保与团队成员之间的沟通是开放和诚实的？
- 这个信息是否清晰、真实，并准确反映了我们组织的目标和决策？
- 我的传达方式是否确保信息及时且易于获取？
- 我会如何收集并回应反馈，尤其是在信息传递后？
如果你近期没有要分享的公司信息，你可以回顾过去传达的一条信息，看看它是否遵循了透明沟通的原则，以寻找未来改进的方向。
写在最后
透明沟通可以提高信任、信心、独立性、生产力、表现、奉献精神、参与度、工作满意度和员工留存率。
建立透明沟通文化的基础是向团队提供关于组织目标、变化和决策的重要、全面、清晰且及时的信息。同时，这也要求你向团队征求反馈，并将这些反馈传递给组织领导层。
要做到这一点，三个关键要素是参与、实质性信息和问责制。确保你能分享的所有信息都能提供给团队，确保每个人都理解自己的角色，并有机会对影响他们的重大决策提供意见。
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